6 Mẹo Quản lý Thời gian Tốt hơn

Sự thật đơn giản và khó chịu là chúng ta có lẽ bận rộn hơn bao giờ hết. Mặc dù khoa học không mấy ủng hộ quan niệm này, nhưng bằng chứng giai thoại thì rất rõ ràng.

"Bạn có thể thấy điều đó ở khắp mọi nơi xung quanh chúng ta", Jana Jasper, một chuyên gia về năng suất tại New York và là tác giả của Take Back Your Time , cho biết . "Mọi người nói quá nhanh. Chúng ta luôn vội vã. Chúng ta bắt đầu mọi việc và không hoàn thành chúng và liên tục bị ám ảnh bởi ý nghĩ rằng chúng ta đã quên làm điều gì đó, nhưng chúng ta không chắc đó là gì".

Việc mọi người ngập trong các thiết bị tiết kiệm thời gian và công sức, từ máy hút bụi rô-bốt đến lò vi sóng đến máy tính, sẽ cảm thấy quá bận rộn thường xuyên có vẻ trái ngược với trực giác. Nhưng những gì công nghệ mang lại, nó cũng lấy đi.

Tracy Lyn Moland, một chuyên gia tư vấn quản lý thời gian và là tác giả của cuốn Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else , cho biết: "Khi chúng ta tăng số lượng các thiết bị và sản phẩm tiết kiệm thời gian để cuộc sống dễ dàng hơn, chúng ta đã tìm ra cách để lấp đầy thời gian" . Và tình trạng thiếu thời gian kinh niên dẫn đến căng thẳng.

Nhưng các chuyên gia quản lý thời gian mà chúng tôi đã nói chuyện đều nói rằng có thể giảm căng thẳng. Hãy nghĩ về điều đó như việc thêm một giờ vào ngày của bạn thông qua các kỹ thuật quản lý thời gian.

Moland cho biết một điều đơn giản như "biết chìa khóa ở đâu vào buổi sáng, biết sách thư viện hoặc bài tập về nhà của con bạn ở đâu sẽ giúp giảm bớt rất nhiều căng thẳng". Cô ấy có một số mẹo quản lý thời gian.

Tạo Nhật ký thời gian

Hãy dành một tuần và lập kế hoạch những gì bạn làm mỗi ngày. Hãy trung thực. Nếu bạn xem TV 25 giờ mỗi tuần, hãy viết ra.

"Đây là một sự thức tỉnh đau đớn đối với hầu hết mọi người", Jana Jasper nói. "Bạn phải bao gồm mọi thứ --- thời gian tập thể dục, ăn uống, lái xe, các cuộc họp hàng tuần, tất cả mọi thứ. Thật khó chịu khi thấy chúng ta dành quá ít thời gian không có cấu trúc cho bản thân. Nhưng thật khó để đưa ra quyết định thông minh về việc sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn nếu bạn không biết mình đang làm gì với thời gian của mình hiện tại".

Học cách nói "Không"

Tắt điện thoại di động và máy nhắn tin. Khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn thực sự không có thời gian để làm, hãy nói một cách lịch sự nhưng kiên quyết. Và đừng để bản thân cảm thấy tội lỗi.

Jana Kemp, người sáng lập kiêm chủ tịch của Meeting & Management Essentials, một công ty tư vấn quản lý thời gian tại Boise, Idaho, cho biết: "Một lý do khiến chúng ta luôn cảm thấy bận rộn là vì chúng ta kém trong việc đặt ra ranh giới cá nhân về những điều chúng ta sẽ nói 'không'".

Kemp giải thích rằng một phần của việc từ chối làm việc là tập trung vào mục tiêu của bạn. Nhật ký thời gian của bạn có thể giúp ích trong vấn đề này. Khi bạn đã chặn thời gian cho các hoạt động quan trọng nhưng thường không theo lịch trình, hãy chỉ đăng ký những việc quan trọng, gia đình, bạn bè và sức khỏe. Khi bạn biết chính xác mình có thời gian để làm gì, việc từ chối những việc không phù hợp với ưu tiên của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Theo thời gian, danh sách việc cần làm

"Tạo một danh sách việc cần làm bao gồm thời gian bạn sẽ dành cho từng mục trong danh sách", Moland nói. Danh sách luôn hữu ích, nhưng khi bạn thêm thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ, điều này giúp ưu tiên cách bạn thực hiện các nhiệm vụ. Khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ, bạn sẽ tự nhiên tập trung vào những nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức.

Hãy để máy tính của bạn giúp đỡ

Công nghệ đã giúp bạn thoát khỏi sự ràng buộc về thời gian ngay từ đầu, vì vậy hãy sử dụng nó để giúp bạn thoát khỏi nó. Hãy thử một số chương trình phần mềm lập lịch cá nhân cho phép bạn lưu lịch, danh sách "việc cần làm" và sổ điện thoại và địa chỉ trên máy tính của bạn.

"Chỉ hiệu quả thôi là chưa đủ", Jasper nói. "Mục tiêu ở đây là sử dụng công nghệ để loại bỏ mọi giấy tờ trong cuộc sống của bạn. Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc này".

Các chuyên gia này cho biết phần lớn việc sắp xếp bắt nguồn từ việc sắp xếp hợp lý cuộc sống của bạn. Bạn càng có nhiều thứ lộn xộn trong cuộc sống -- số điện thoại trên các tờ giấy, danh thiếp trong sổ tay, một chiếc bàn chất đầy lịch và danh sách -- thì bạn càng có nhiều khả năng lãng phí thời gian để cố gắng sắp xếp và kiểm soát mọi thứ.

Đa nhiệm

Có từ thông dụng nào bị lạm dụng hơn ngày nay không? Tất cả chúng ta đều kết hợp nhiều hoạt động thành một lúc. Một số hoạt động đa nhiệm rất nguy hiểm. Nói chuyện điện thoại khi lái xe và nguy cơ bạn gặp tai nạn giao thông tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, nhiều hoạt động có thể được kết hợp hiệu quả và an toàn. Nghe sách trên băng trong khi đi làm. Khi bạn xem tivi, hãy thanh toán hóa đơn.

"Phụ nữ có khả năng làm nhiều việc cùng lúc tốt hơn nam giới", Moland nói. "Ngay cả khi cả hai vợ chồng đều làm việc toàn thời gian, người phụ nữ thường vẫn có thể nghĩ đến lịch trình của con cái, nhà cửa, bữa ăn. Đàn ông có khả năng tập trung tốt hơn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm -- và đôi khi phụ nữ có thể học hỏi từ điều này".

Đừng là người cầu toàn

Không có gì sai khi trở nên bình thường. Chủ nghĩa hoàn hảo, hay còn gọi là sự chú ý quá mức đến mọi chi tiết, quan trọng hay không, là một dạng trì hoãn.

"Hãy đặt ra những mục tiêu hợp lý cho bản thân", Jasper nói. "Việc phấn đấu để trở thành người giỏi nhất là điều tốt. Việc cố gắng trở thành người giỏi nhất là phản tác dụng".

Kemp giải thích rằng việc đặt ra những kỳ vọng không thể đạt được ở bản thân chỉ làm tăng thêm căng thẳng cho cuộc sống của bạn.

Tự thưởng cho bản thân

Cuối cùng, đừng để bất kỳ tiến bộ nào, dù nhỏ, không được đền đáp.

"Sử dụng nhật ký thời gian của bạn để đưa ra quyết định về cách bạn muốn sắp xếp thời gian của mình tốt hơn", Jasper nói. "Khi bạn đạt được tiến bộ trong việc ưu tiên và nói 'không', hãy để bản thân tận hưởng điều đó. Không nhất thiết phải là một phần thưởng lớn, có thể chỉ đơn giản là dành thời gian cho bản thân hoặc đi mát-xa . Điều quan trọng là phải thừa nhận và tận hưởng thành công của bạn".

John Casey là một cây bút tự do chuyên viết về lối sống, sức khỏe và khoa học tại Thành phố New York.

Xuất bản ngày 16 tháng 4 năm 2004.

Cập nhật y khoa ngày 24 tháng 7 năm 2006.

NGUỒN: Tracy Lyn Moland, cố vấn quản lý thời gian; diễn giả; tác giả, Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. Jana Kemp, nhà sáng lập và chủ tịch, Meeting & Management Essentials tại Boise, Idaho. Jana Jasper, chuyên gia về năng suất, New York; tác giả, Take Back Your Time."